6 knep att effektivisera sitt arbete

Vi kan nog alla skriva under på att det är svårt att hålla ett högt och stadigt arbetstempo under hela arbetsdagen. Men det finns små och enkla knep du kan ta till för att öka produktiviteten och hålla fokus uppe, skriver The Muse (www.themuse.com). Den amerikanska karriärsajten har framgångsrika VD:ar som förebild, eftersom de om några är experter på att maximera sin tid trots alla störningsmoment.

Nedan följer sex knep du kan börja använda redan i dag.

Jobba i 90-minutersintervall
Människokroppen har en energicykel på omkring 90 minuter, enligt amerikanen Tony Schwartz. Därför kan du faktiskt tjäna på att ta en paus efter en och en halv timmas arbete. Pausen behöver inte vara lång, 10 – 15 minuter mellan första och andra 90-minuters passet och lite längre mellan andra och tredje och en kortare mellan tredje och fjärde passet osv.

Gör dig ostörbar
Forskning visar att det tar upp till 25 minuter att komma tillbaka till maximal produktivitet efter att ha blivit avbruten. Därför har Andrew Marsch, VD för företaget Fifth Column Games, lanserat vad han kallar Cone of Silence på arbetsplatsen. Struten kan medarbetarna ställa på sitt skrivbord för att signalera att de under en tid absolut inte får bli störda annat än i nödfall.
Jag har sett detta praktiserar på Kistamässans kontor, där har man en röd flagga man ställer vid sin arbetsplats som en signal att man inte vill bli störd.

Förvalta din energi
Enligt sajten The Muse egen VD, Kathryn Minshew, är det minst lika viktigt att ta vara på sin energi som sin tid. Därför väljer hon alltid att arbeta på de mest koncentrationskrävande uppgifterna under sina peak-timmar. Under dessa timmar undviker hon bl a att ha möten. Sök dina Peak-timmar och använd dessa väl.

Bli inte en mailslav
Gina Trapani, grundare av ThinkUp, har lagt upp ett schema för mailläsning för att minska antalet störningsmoment under dagen. Detta kanske inte är ett alternativ för alla, men har du möjlighet är det ett utmärkt sätt att effektivisera arbetet.
Detta blev jag tvungen att lära mig snabbt, med ett inflöde av mail till SBPR på mellan 50 och 100 st om dagen.

Skriv korta mail
En VD har varken tid att skriva eller att läsa långa mail. För att spara både din egen och dina medarbetares tid kan du pröva att försöka hålla dina mail under Twitter-gränsen på 140 tecken, föreslår Kuhcoon-VD:n Andrew Torba. Och kan du inte koka ned ditt ärende till ett snabbt mejl – ring i stället.

Delegera, delegera, delegera
Att delegera uppgifter handlar inte om att låta andra göra ditt jobb utan om att maximera företagets resurser. Överlåter du ett av dina många projekt till rätt medarbetare kan både du och din kollega fokusera på det ni gör allra bäst.

Kjell Harbom
SBPR