Den centrala pusselbiten

Med system för att överblicka och knyta ihop företaget med maskinerna, har Västeråsbaserade Omikai Systems byggt upp och utvecklat en plattform som ska fungera som den centrala pusselbiten åt företag i den grafiska sfären.

TEXT/FOTO – Elmer Törnquist
FOTO – Lars Knapasjö

Vi befinner oss i stadsdelen Kopplarlunden i Västerås; som i historieböckerna är en känd plats för svensk metallindustri. Mer precist står vi utanför portarna till Gamla Huvudkontoret för Svenska Metallaktiebolaget, på Trefasgatan 4 och väntar på att Mathias Erlandsson, medgrundare och VD på Omikai System AB, ska släppa in oss i lokalerna.

– Hej och välkomna, säger Mathias Erlandsson med ett leende när han öppnar den gröna valvdörren i metall.

Det trämönstrade parkettgolvet bryter, på ett harmoniskt sätt, med de vitmålade väggarna som sträcker sig upp 3,5 meter till taket. Fast vi är inte här för att tala om arkitekturen. Vi vill veta vad Omikai är.

Har fyra grundpelare
Den grafiska industrin står vid ett vägskäl, för hur man ska tacka de utmaningar som branschen har nu. Det handlar mycket om att branschen inte är speciellt digitaliserad, vilket är något som Omikai System vill ändra på.

– Vi vill hjälpa företagen att arbeta mer effektivt, genom att tillhandahålla fördelaktiga verktyg för att få full koll på verksamheten, berättar Mathias Erlandsson.

Just därför har man tagit fram en plattform som ska koppla ihop och knyta samman ledningen med sälj-, marknads- och produktionsavdelningen.

– Systemet i sig är sedermera uppbyggt på flera olika moduler, men vi använder oss av fyra uspar (Unique Selling Point eller konkurrensfördelar) fortsätter Mathias
– Vi har Storefront; vår e-handel, ERP; vårt affärssystem samt BI; Business Intelligence och API; för att koppla ihop systemet med andra system och maskiner i verksamheten.

Detta ska alltså ge fullständig kontroll och översikt på vad som går både rätt och fel i företaget.

Mattias Erlandsson

Som förenar säljkåren
Man vill skapa en effektivitet i kundernas företag, genom att automatisera och digitalisera. Mathias framhåller att exempelvis; den som inte har en stabil riktlinje för CRM, kan riskera att missa att följa upp på både offert och affär.

– Man vet kanske inte alla gånger vilken kund man ska fokusera på, för man saknar historiken på tidigare kontakt. När man väl ska ge en offert kanske man inte alltid har haft samma standardiserade sätt, fortsätter Mathias och går in på ett skräckexempel.
– Låt oss säga att man kontaktade ett företag för en trycksak och var i kontakt med tre olika säljare. Dessa säljare ger tre olika priser. Givetvis kommer kunden i fråga att välja den säljare som ger bäst pris.

Därför understryker Mathias vikten av att använda sig av enhetliga arbetsmetoder.

– Vi vill se ett standardiserat arbetssätt, vilket innebär att säljare 1 ska arbeta på samma sätt som säljare 2. Det löser vi genom att vi har inbyggda mallar i kostnadskalkylerna och en gemensam prissättning.

Med andra ord innebär detta att oavsett vem på företaget som gör offerten, så kommer uträkningen alltid kommer vara densamma; givet att man inte ändrar i kalkylen.

– Man förenar hela säljkåren om alla arbetar på samma sätt. Det blir en enhetlighet och en kontroll på vilka offerter som blivit uppföljda och vilka som inte blivit det, säger Mathias Erlandsson.

Det finns trots allt en korrelation mellan ökat antal uppföljningar och ökat antal vunna offerter.

Att räkna för långsiktighet
Det är viktigt att kunna räkna på alla typer av produktion, oavsett om det är visitkort, stora banderoller eller akrylskyltar.

– Om vi talar om små och medelstora tryckerier, finns det kanske en eller två som verkligen kan allt; nyckelpersonerna. De kan sitta och göra kalkyler i huvudet och vet exakt vad ordern kostar och vad man kan ta ut, fortsätter Mathias Erlandsson.

Det är den här typen av kunskap, eller typ av intelligens, vill man samla i systemet. Det gör i sin tur att alla anställda kan räkna på samma jobb och därigenom frigör tid till nyckelpersonen i fråga. Dessutom blir ingen oumbärlig.

– Det skapar även en långsiktighet i företaget. Om all kompetens i företaget endast finns hos en person, finns det ingen som är intresserad att ta över och driva vidare i framtiden, konstaterar Mathias Erlandsson.
– Fast om nyckelpersonen vill gå vidare till ett nytt jobb eller sälja sitt bolag, finns allt fortfarande dokumenterat med Omikai och då finns värdet i företaget fortfarande kvar.

Allting samlat för översikt
Samtliga moduler är sammankopplade och det betyder att modulen för BI, Business Intelligence, ger ledningen en överblick på vad som sker i företaget också.

– Om man inte har full koll på verksamheten, kan det bli svårt att fokusera på det som är lönsamt. Många upptäcker det i slutet av räkneskapsåret, vid bokslutet och då är det lite väl sent, berättar Mathias.
– Personligen vill jag veta vad som blivit fel på varje order och då måsta man ha bra BI med efterkalkyler för att kunna se sådant.

Här vill man flytta det tidigare väldigt manuella arbetet, med att sammanställda data från olika ställen och klippa och klistra i Excel, till det automatiserade momentet där allt redan är samlat.

– Ingen orkar sitta och gå igenom allt. Då gör man stickprover här och där istället, för att kanske träffa rätt. Med vårt system kan man se det direkt på varenda order.

En gyllene situation
Allt det här har sin grund i att civilingenjören Mathias Erlandsson träffade Bengt Joelsson, medgrundare och säljansvarig på Omikai System, år 2012. Då berättade Bengt att den grafiska industrin står inför utmaningar framöver, eftersom att branschen dels inte är speciellt digitaliserad, dels är både hantverksmässig och hårt konkurrensutsatt.

– Vi båda insåg att det fanns ett tomrum att fylla. Jag har själv jobbat med produktion och underhåll inom allt mellan processindustri- och livsmedelsbranschen, så jag förstod vad han menade, säger Mathias Erlandsson.
– Dessutom har jag varit programmerare och arbetat med effektivisering och digitalisering av olika program och affärssystem tidigare.

Resultatet av mötet mellan Mathias och Bengt kan man summera med att de år 2013 lanserade Omikai System. Till en början satt Mathias själv och programmerade, i och med bakgrunden som civilingenjör i datateknik.

– Vi hade även en del av programmeringen i början, men vi insåg ganska snart att vi behövde göra mer inhouse, fortsätter Mathias.

Därför tog man i ett tidigt skede in en erfaren systemarkitekt och programerare.

– Nu är han vår CTO; alltså teknikchef och han har varit den främsta drivkraften i både arkitekturen och utvecklingen av systemet, fortsätter Mathias Erlandsson.
– Själv har jag fungerat mer som bryggan mellan kunderna och den tekniska aspekten, i och med att jag har den tekniska bakgrunden och har lätt för att bygga relationer.

– Det har blivit något av en gyllene situation för båda parter.

Det har också blivit ett bra samspel, eftersom; programmerare vanligtvis är starkast på teknik men inte relationer. Säljare är istället vanligtvis starkare relationer, men inte teknik.

Ingen växtvärk här
Urvalet av olika typer av system, program och lösningar för den grafiska branschen blir större och större. I segmentet finns såväl design- och RIP-program, kalkylprogram, prepressystem och egenutvecklade interna lösningar, baserade på exempelvis Excel eller Filemaker.

– Det finns även många stora internationella system för den grafiska branschen, vissa kanske funnits i 20-30 år, berättar Mathias Erlandsson.
– Vi särskiljer oss eftersom att vi tillhör en lite nischad grupp av uppstickare. Det är sådana som vi som försöker röra om i grytan.

Mathias berättar att man försöker hitta nya lösningar på tidigare problem och inför nya sätt att göra saker. Ett exempel han drar är att systemet är molnbaserat.
Ett givet faktum för att kunna utveckla systemet till vad det är idag har varit att ta in externt kapital och externa styrelseledamöter, som har den kraft och kunskap som krävs för att skapa ett omfattande system som Omikai.

– Därför har vi medvetet valt att inte gasa för mycket. Vi vill växa på ett lugnt och metodiskt sätt, för att se till att vi har kontroll och sedan växa lite till och fortsätta så, berättar Mathias.
– Vissa har kanske gått ut och gått på tio länder direkt på en gång, för att bredda sig. Sedan har man kanske insett att man inte riktigt kan hantera situationen och drabbas av växtvärk.

Därför har Omikai framför allt fokuserat på den svenska marknaden till en början, för att sedan, i lugn takt, expandera till de nordiska grannländerna.

Ser nya partners i framtiden
De senaste 5-6 åren har Mathias och Bengt kört mycket bil, väldigt mycket bil. Det rör sig kanske om 50-100 dagar per år eller mer. Duon har besökt nästintill vartenda tryckeri i hela Sverige, för att marknadsföra Omikai.

– Fram tills nu har i princip allt handlat om att bygga upp ett system, som kan etableras på flera marknader och bygga kunskap om hur vi ska bedriva försäljning, onbording och support. Det var fas 1, förklarar Mathias Erlandsson.
– Från 2020 och framåt inleds fas 2, som kommer handla om att ta den kunskap vi lärt oss och låta fler göra på samma sätt, för att på så sätt skala upp verksamheten.

Det handlar framför allt om man går från att själv besöka kunden och vara ambassadören, till att låta nya, lokala partners göra det.

– Vi behöver partners som kan sin lokala marknad. Vi kan exempelvis inte bara kliva in i Frankrike och säga Bonjour. Vi måste ha partners som kan sin egen marknad, har en relation till kunderna där och kan ta in vår produkt i sitt ordinarie sortiment.

Det är så Omikai ska fortsätta växa och det händer fortfarande mycket saker i bolaget. I takt med att bolaget växer skapas det nya möjligheter. Därför kommer den nuvarande arkitekturen på systemet att successivt ändras och byggas ut. Det blir onekligen spännande att se hur detta vidareutvecklas och vi får plocka upp bollen i ett kommande nummer, för att se det hur det blir.